2.3 メーリングリスト

2020年8月5日

2.3 メーリングリスト

2.3.1 メーリングリストの概要

メーリングリストとは、複数のメールアドレスに向けて一斉にメールを配信する機能のことです。

たとえば、組織内の「営業担当」  「開発担当」  といったチームに対して それぞれメーリングリストを作成し、そこに該当するメンバー全員のメールアドレスを登録すると、1つのアドレスにメールを送信する操作で、登録メンバー全員に向けてメールを送信できます。

メーリングリストの利用イメージ図

本サービスでは、管理者さま、またはドメイン管理者さまの方がコントロールパネルにログインすると、メーリングリストの管理機能を ご利用いただけます。

本サービスで作成できるメーリングリストの概要は以下になります。

基本機能
作成できるメーリングリスト数 最大300件
メーリングリストに登録できるメンバー数 最大1000メールアドレス
送信可能なメールのサイズ 添付ファイルを含めて、最大約5MB
注意事項
・メーリングリストのメンバーにメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。

2.3.2 メーリングリストの作成

メーリングリスト機能をご利用になるには、メーリングリストの作成とメンバー登録の2つの設定が必要となります。以降で設定手順についてご説明します。

1.  コントロールパネルのホーム画面より、[メールサーバー]をクリック後、[メーリングリスト]をクリックします。

手順1の図

2. メーリングリストの作成画面が表示されますので、[新規作成]ボタンをクリックします。

手順2の図

3.  各入力項目が表示されますので、下記の入力規則に沿って入力してください。

手順3の図

メーリングリスト名

登録するメーリングリスト名を入力します。
【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z)   、半角の数字、(0-9)   、一部の半角記号( –  _   . )     最大64文字

②件名のプレフィックス

メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に追加される文字列を指定します。
【使用できる文字種】
半角英数字(a-z, A-Z, 0-9)  ,半角記号(# [ ] / < >を除く)  最大64文字

③通し番号の表示

このチェックボックスを ON に設定すると、メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に「通し番号」  を付与します。
 「通し番号の表示」  で、通し番号を表示しない場合でも、番号のカウントは実施されます。

④投稿可能なメンバー

メーリングリストへの投稿を許可する送信者を指定します。

・メンバーであれば誰でも投稿可能
 メーリングリストに登録されているメールアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。

・管理者に承認されたメンバーのみ
 登録済みのメールアドレスで、「許可された投稿者」  に指定されたメールアドレスのみ、メーリングリストへの投稿が可能になります。

・メンバーにかかわらず誰でも投稿可能
 メーリングリストへの登録状況や権限の付与に関係なく、あらゆるアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。
 ※ 投稿権有りのメンバーを追加、もしくは既存メンバーの権限を投稿権有りに変更すると、メーリングリストの設定が「メンバーのみ送信可能」に変更されます。また、この状態で追加したメンバーに投稿権を付与すると「メンバーにかかわらず誰でも投稿可能」に変化します。

⑤メールの返信先

メーリングリストから配信されたメールの返信先を選択します。

・メーリングリスト名
 メーリングリストが指定されます。

・送信者
 メーリングリストへの投稿者が指定されます。

・特定のアドレス
 プルダウン横のテキストボックスに入力されたメールアドレス宛に送信されます。

【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z) 、半角の数字、(0-9) 、一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字

注意事項
・メーリングリスト名は、登録済のユーザーIDと重複して作成することはできません。
・メーリングリスト名に英大文字を使用することはできません。
・件名のプレフィックスを空欄にすることはできません。

4.  メーリングリスト管理画面に、作成したメーリングリストが表示されます。
  続けてメーリングリストに投稿されたメールを受信する[メンバー]を登録する為、[メンバー]ボタンをクリックします。

手順4の図

5.  「メンバー設定」  画面が表示されます。
  「メンバー(メールアドレス)の登録] に登録したいメールアドレスを入力します。また[投稿権をつける]は必要な場合にチェックを入れて、[登録]をクリックします。

手順5の図
項目説明
メールアドレスの入力メールアドレスを入力し、「追加」  をクリックすると、該当のメーリングリストにメールアドレスが追加できます。
「投稿件の付与」  にチェックを入れると、追加するメールアドレスに「許可された投稿者」  の権限を付与することができます。

【使用できる文字種】
半角英字(a-z)  ,半角数字(0-9)  ,一部の半角記号( _  – .)   最大64文字
アドバイス
[投稿権]とは

メーリングリストを作成いただく際に、投稿可能なメンバーの項目で[管理者に承認されたメンバーのみ]に設定されている場合、メンバー登録の際に[投稿権]を付与した場合のみ、メーリングリストへの投稿が可能となります。投稿権が付与されていないメールアドレスからメーリングリストに送信された場合は送信元にエラーが返ります。

6.  [受信者が追加されました。]  と表示され、[メンバー(メールアドレス]欄に登録したメールアドレスが表示されましたら完了です。

手順6の図
注意事項
・メールアドレスを登録される際に、メールがループしないようご注意ください。
ループとなった場合、エラーとなり正しく送信されない可能性があります。
・メーリングリストの中にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。
・登録するメールアドレスはお間違えのないように入力ください。

2.3.3 メーリングリストの設定変更

1.  コントロールパネルの [メーリングリスト] から設定変更を行うメーリングリストの [設定] をクリックします。

手順1の図

2.  メーリングリストの編集画面が表示されますので、設定を変更してください。各項目の内容については、「2.3.2 メーリングリストの作成」  をご参照ください。

手順2の図
注意事項
一度作成されたメーリングリストの名前を変更することはできません。該当のメーリングリストを削除の上、再作成が必要です。

2.3.4 メンバーの編集

投稿権の編集・メンバーの削除

1.  コントロールパネルの [メーリングリスト] から設定変更を行うメーリングリストの [メンバー] をクリックします。

手順1の図

2.  メンバーリストの項目の[投稿権をはずす]、または[投稿権をつける]をクリックすると投稿権を変更できます。

手順2の図

メンバーの削除

メンバーリストの項目で[削除]ボタンをクリックするか、チェックボックスで複数のメンバーを選択して一括削除ができます。

一括削除の図([削除]時に表示されるメッセージ:選択した項目を削除してもよろしいですか?)

2.3.5 メール不達時の動作

メールアドレスの登録ミスや削除などにより、メーリングリストの受信者に対して正常にメールが送信されない場合、メーリングリストの受信メンバーから該当アドレスが自動的に停止されます。

メール不達時の動作イメージ図

アドレス停止の流れ

メール送信時に失敗した場合は、その回数をカウント、一定数に達した場合該当アドレスへの配送を一時停止し、警告メールを7日おきに3回送付します。

停止アドレスの復元について

アドレスの一時停止時、コントロールパネルのメンバーリスト画面には「一時停止中」  の文字が表示されます。
該当アドレスを復元にするには、以下いずれかの作業を実施してください。

[1] 受信者による作業
 該当アドレス宛に送付された警告メールに対し、件名や内容を変更せずにそのまま返信します。
 ※この方法は、受信者が警告メールを受信できた場合のみ可能です。

<例)  警告メール内容サンプル>

onlineshopメーリングリストでの会員権が、一時的に停止されています。
停止解除の操作を行わなければ, このリストからのメールは受け取れません。 あと3回これと同じ通知を発送しますが、それ以降は退会措置をとらせていただきます。
停止を解除するには、このメールに返信 (ただし, Subject: 行は変更しないでください) してください。
問題や質問があれば, リスト管理者宛にご連絡ください。

[2] 管理者による作業
 コントロールパネルの「受信者リストの編集」 画面より、該当メールアドレスをいったん受信者から削除した後再登録してください。

アドバイス
受信者の一時停止時とメンバー削除時には、管理者宛にメールで通知されます。