4.2 メール管理の共通機能

2020年7月13日

4.2 メール管理の共通機能

メール管理の各機能にて、以下の操作/設定を行うことができます。

一括選択

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

一括選択ボタンの図

画面上の一括選択の【選択】のボタンを使用しますと、一覧に表示されているメールをすべて選択することができます。
逆に、全ての選択を解除する場合は、【選択解除】ボタンをクリックします。
メールを全て選択して、送信/削除処理等を行う場合や、CSVファイルへのエクスポートなどにご利用いただけます。

選択メール[(再)送信/(転送)/削除]

この機能がある画面
・保留メール一覧画面[送信/削除]
・保留メール閲覧画面[送信/削除]
・保存メール一覧画面[再送信/転送/削除]
・保存メール閲覧画面[再送信/転送/削除]

メールの送信または転送、削除の処理を行うことができます。
保留メールを扱う画面では、[送信/削除]の処理を行いますが、保存メールを扱う画面では、[再送信/転送/削除]の処理を行うことができます。
メール一覧画面で本機能を利用する場合は、処理を行いたいメールにチェックを入れた上で、処理を実行してください。

1. 画面上の、【選択メール[(再)送信/(転送)/削除]】プルダウンから、(再)送信、又は(転送)、削除のいずれかを選択して、【実行】ボタンをクリックしてください。
  ※[転送]を選択した場合は、転送先メールアドレスの入力が必要です。

手順1の図

2. [転送]を選択した場合は、【実行】ボタンクリック前に、転送先のメールアドレを入力します。

手順2の図
注意事項
[転送]の処理は、ご契約のドメイン宛のメールアドレスにのみ転送が可能です。
外部ドメイン宛(ご契約ドメイン以外のメールアドレス)へは転送できませんので、ご注意ください。

選択メールのエクスポート

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

アドバイス
エクスポートとは・・・
  ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

選択した複数のメールをまとめてエクスポートすることができます。

1. メール一覧より、エクスポートしたいメールにチェックをつけ、[選択メールのエクスポート]の【エクスポート】ボタンをクリックします。

手順1の図

2. ファイルのダウンロード画面が表示されますので、【保存】ボタンをクリックして保存してください。

手順2の図

ダウンロード時のファイル名は、以下のようになります。

<複数ファイルを選択の場合> 

<1つだけ選択した場合>

※別途、解凍ソフトが必要になります。

アドバイス
※一度にエクスポートできるのは、メール100通以下、ファイルサイズが80MB以下となります。
注意事項
保留メール、及び保存メールは、エクスポートした場合でも、コントロールパネル上で削除を行わない限りは、アーカイブされたままになりますので一覧から削除されることはありません。

一覧のCSVエクスポート

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

メール一覧に表示されているメールを一覧にしたCSVファイルを作成し、エクスポートします。
この処理では、メールの選択を行う必要はありません。

アドバイス
エクスポートとは・・・
  ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

1. メール一覧の[一覧のCSVエクスポート]の【エクスポート】ボタンをクリックします。

手順1の図

2. ファイルのダウンロード画面が表示されますので、【保存】ボタンをクリックして保存してください。

手順2の図

CSVファイルのファイル名は、以下のようになります。

アドバイス
保留メール、及び保存メールは、エクスポートした場合でも、コントロールパネル上で削除を行わない限りは、アーカイブされたままになりますので一覧から削除されることはありません。

メールの印刷

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

メール閲覧画面で表示しているメールを印刷用に整形し、印刷を行うことができます。

1. メール閲覧画面から、【印刷】ボタンをクリックします。

手順1の図

2. 別ウィンドウで、印刷用に整形された画面が表示されます。

手順2の図

ブラウザの[ファイル]-[印刷]を選択して印刷を行ってください。

エクスポート

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

アドバイス
エクスポートとは・・・
  ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

表示しているメールをエクスポートすることができます。

1. メール閲覧画面から、【エクスポート】ボタンをクリックします。

手順1の図

2. 保存先を訪ねるポップアップが表示されますので、保存先を指定して保存してください。

手順2の図

保存されるファイル名は、以下ようになります。

ヘッダーの表示

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

通常は閉じた状態となっているヘッダーを表示するには、ヘッダーの【表示/非表示】 ボタンをクリックします。

ヘッダー表示の図

添付ファイルのダウンロード

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

閲覧中のメールに添付ファイルがある場合は、ダウンロードすることができます。

1. メール閲覧画面の、[添付]から【添付ファイル名】をクリックします。
  自動パスワードロックのアクションルールに該当した場合は、ロック時のパスワードも表示されます。

※アクション設定については、【7.6 送受信ルールアクション編集】を参照して   ください。

手順1の図

2. ダウンロード画面がポップアップで表示されますので、画面に従って保存してください。

手順2の図
アドバイス
ファイル名に使用できない文字「/」が含まれる場合には、「IllegalFileName.xxx」というファイル名に自動で置換されます。
ダウロード後に、ファイル名を変更してください。

メールの監査

この機能がある画面
・保留メール一覧画面
・保存メール一覧画面

メール閲覧画面で、管理者がそのメールを監査し、監査記録を残しておくことができます。

監査ボタン(監査OK、監査NG、表示)の図

【監査】
監査の結果、OKならば【監査OK】のボタンをクリックし、NGならば【監査NG】ボタンをクリックします。

【最終監査】
最終監査が行われた日付、時間、管理者名、監査結果が表示されます。
まだ監査が行われていない場合は、「未監査」と表示されます。
最終監査には閲覧履歴は表示されません。

【監査記録】
【表示】ボタンをクリックすると、これまでの監査記録が別画面で表示されます。
監査が行われた日付、時間、管理者名、監査結果が改行区切りで表示されます。
監査記録には、監査の際の閲覧履歴も表示されます。

<閲覧履歴画面>
監査記録一覧画面の図