4.2 メール管理の共通機能

2020年4月30日2020年7月13日

4.2 メール管理の共通機能

メール管理の各機能にて、以下の操作/設定を行うことができます。

一括選択

画面上の一括選択の【選択】のボタンを使用しますと、一覧に表示されているメールをすべて選択することができます。
逆に、全ての選択を解除する場合は、【選択解除】ボタンをクリックします。
メールを全て選択して、送信/削除処理等を行う場合や、CSVファイルへのエクスポートなどにご利用いただけます。

選択メール[（再）送信/（転送）/削除]

メールの送信または転送、削除の処理を行うことができます。
保留メールを扱う画面では、[送信/削除]の処理を行いますが、保存メールを扱う画面では、[再送信/転送/削除]の処理を行うことができます。
メール一覧画面で本機能を利用する場合は、処理を行いたいメールにチェックを入れた上で、処理を実行してください。

1. 画面上の、【選択メール[(再)送信/(転送)/削除]】プルダウンから、(再)送信、又は(転送)、削除のいずれかを選択して、【実行】ボタンをクリックしてください。
　 ※[転送]を選択した場合は、転送先メールアドレスの入力が必要です。

2. [転送]を選択した場合は、【実行】ボタンクリック前に、転送先のメールアドレを入力します。

[転送]の処理は、ご契約のドメイン宛のメールアドレスにのみ転送が可能です。 外部ドメイン宛(ご契約ドメイン以外のメールアドレス)へは転送できませんので、ご注意ください。

選択メールのエクスポート

エクスポートとは・・・   ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

選択した複数のメールをまとめてエクスポートすることができます。

1. メール一覧より、エクスポートしたいメールにチェックをつけ、[選択メールのエクスポート]の【エクスポート】ボタンをクリックします。

2. ファイルのダウンロード画面が表示されますので、【保存】ボタンをクリックして保存してください。

ダウンロード時のファイル名は、以下のようになります。

＜複数ファイルを選択の場合＞　

＜１つだけ選択した場合＞

※別途、解凍ソフトが必要になります。

※一度にエクスポートできるのは、メール100通以下、ファイルサイズが80MB以下となります。

保留メール、及び保存メールは、エクスポートした場合でも、コントロールパネル上で削除を行わない限りは、アーカイブされたままになりますので一覧から削除されることはありません。

一覧のCSVエクスポート

メール一覧に表示されているメールを一覧にしたCSVファイルを作成し、エクスポートします。
この処理では、メールの選択を行う必要はありません。

エクスポートとは・・・   ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

1. メール一覧の[一覧のCSVエクスポート]の【エクスポート】ボタンをクリックします。

2. ファイルのダウンロード画面が表示されますので、【保存】ボタンをクリックして保存してください。

CSVファイルのファイル名は、以下のようになります。

保留メール、及び保存メールは、エクスポートした場合でも、コントロールパネル上で削除を行わない限りは、アーカイブされたままになりますので一覧から削除されることはありません。

メールの印刷

メール閲覧画面で表示しているメールを印刷用に整形し、印刷を行うことができます。

1. メール閲覧画面から、【印刷】ボタンをクリックします。

2. 別ウィンドウで、印刷用に整形された画面が表示されます。

ブラウザの[ファイル]－[印刷]を選択して印刷を行ってください。

エクスポート

エクスポートとは・・・   ご利用のパソコンに、データを保存することが出来る機能です。

表示しているメールをエクスポートすることができます。

1. メール閲覧画面から、【エクスポート】ボタンをクリックします。

2. 保存先を訪ねるポップアップが表示されますので、保存先を指定して保存してください。

保存されるファイル名は、以下ようになります。

ヘッダーの表示

通常は閉じた状態となっているヘッダーを表示するには、ヘッダーの【表示/非表示】　ボタンをクリックします。

添付ファイルのダウンロード

閲覧中のメールに添付ファイルがある場合は、ダウンロードすることができます。

1. メール閲覧画面の、[添付]から【添付ファイル名】をクリックします。
　 自動パスワードロックのアクションルールに該当した場合は、ロック時のパスワードも表示されます。

※アクション設定については、【7.6 送受信ルールアクション編集】を参照して   ください。

2. ダウンロード画面がポップアップで表示されますので、画面に従って保存してください。

ファイル名に使用できない文字「/」が含まれる場合には、「IllegalFileName.xxx」というファイル名に自動で置換されます。 ダウロード後に、ファイル名を変更してください。

メールの監査

メール閲覧画面で、管理者がそのメールを監査し、監査記録を残しておくことができます。

【監査】
監査の結果、OKならば【監査OK】のボタンをクリックし、NGならば【監査NG】ボタンをクリックします。

【最終監査】
最終監査が行われた日付、時間、管理者名、監査結果が表示されます。
まだ監査が行われていない場合は、「未監査」と表示されます。
最終監査には閲覧履歴は表示されません。

【監査記録】
【表示】ボタンをクリックすると、これまでの監査記録が別画面で表示されます。
監査が行われた日付、時間、管理者名、監査結果が改行区切りで表示されます。
監査記録には、監査の際の閲覧履歴も表示されます。

＜閲覧履歴画面＞