3.2 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)
3.2 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)
3.2.1 メール一括転送の設定方法
（1）メール転送設定の新規登録・変更・削除
転送先アドレスの設定手順をご説明します。
① コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メー ル受信設定]をクリックします。
② ｢受信ルール設定｣画面が表示されますので ｢処理1]一括転送の欄にて、[全てのメールを転送する]にチェックを入れます。
③「転送先」欄に、メール転送先のメールアドレスを入力します。複数のメールアドレス（4つまで）を設定する場合は、メールアドレス毎に , (カンマ)で区切って入力します。また画面右上のユーザーーに転送メールのコピーを残す場合は、[メールを残す]にチェックを入れます。
入力を終えたら、[転送設定保存]ボタンをクリックします。
④「設定を保存しました。」と表示され、一括転送設定完了となります。
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| ・メールの保存設定の初期値は[メールを残さない]となります。 ・一括転送の設定変更は、再度画面を開き、編集を行った上で[転送設定保存]ボタンをクリックすると設定変更完了となります。 ・一括転送を中止する場合は、[全てのメールを転送する]のチェックを外し、 [転送設定保存]ボタンをクリックします。 ・転送先には4つのメールアドレスまでを設定してください。 ※入力項目に5つ以上のアドレスを設定された場合、エラーとなり、全てのアドレスへの配送が中止されますので、ご注意ください。 |
3.2.2 メール一括自動返信の設定方法
(1) メール自動返信の新規登録・変更・削除
自動返信の新規登録の手順をご説明します。
① コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メール受信設定]をクリックします。
② ページ最下部の 自動返信文設定の[返信文作成]をクリックします。
③ [メッセージ名]を入力します。
※コントロールパネル上の表示に用いるもので自動返信内容には含まれません。
続けて[メッセージ内容]を入力し、入力し終えたら[保存]ボタンをクリックします。
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| メッセージ名は、最大42文字となります。 |
④ [自動返信文を追加しました。] と表示され、自動返信時のメール本文のテンプレートが作成されます。
テンプレートの編集・削除は、再度ページ最下部の[自動返信文設定]を参照し、対象のテンプレートの[編集]ボタン、または[削除]ボタンをクリックします。
＜編集＞
編集して保存ボタンをクリックします。
＜削除＞
[削除]ボタンを押して、ダイアログが表示されたら[OK]をクリックする。
⑤ 自動返信文の設定を終えたら、[処理2] 一括自動返信の欄にて、[全てのメールを自動返信する]にチェックを入れます。
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| [処理1]一括転送と[処理2]一括自動返信を併用をする場合、[処理1]一括転送の[メールの保存設定]を[メールを残す]に設定する事で自動返信の設定が可能となります。 |
⑥ 返信間隔の項目にチェックを入れます。
1日毎 …
同じ送信元から1日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを 即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から1日経過後、 ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
3日毎 …
同じ送信元から3日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から3日経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
1週間毎 …
同じ送信元から1週間以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から1週間経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
⑦ 件名を入力し、自動返信文を選択します。
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| [返信者メールアドレス]の項目は、自動返信時の差出人のメールアドレスを指定する項目となります。 特別な理由がない限り変更しないことを推奨します。 |
⑧ [自動返信設定保存]ボタンをクリックすると、自動返信設定が有効となります。
(2) 自動返信設定を有効・無効にする
① コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メー ル受信設定]をクリックします。
② [処理2] 一括自動返信の欄にて、[全てのメールを自動返信する]にチェックを入 れると有効になります。チェックを外すと無効となります。
[自動返信設定保存]ボタンを押して、設定完了です。
3.2.3 メール個別ルールの設定方法
(1) 個別ルール新規設定
個別ルールの新規登録の手順をご説明します。
① コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メール受信設定]をクリックします。
② ｢受信ルール設定｣画面が表示されますので ｢処理3-個別ルール｣欄の[個別ルール追加]をクリックします。
③ 「ルールの追加」の画面にて、「ルール名」と「動作条件」を設定し、[この条件を追加]ボタンをクリックします。
＜設定項目＞
| [1] ルール名 |
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| フィルターの名称を指定します。 |
| [2] 動作条件 |
| 条件を指定します。 複数の条件を指定した場合、指定したすべての条件を満たした場合にのみが実行されます。 条件項目１：「差出人」「宛先」「Cc｣ 条件項目２：「次を含む」「次を含まない」「次で始まる」「次で始まらない」「空欄」「空欄ではない」「次で終わる」「次で終わらない」「次の通り」「次ではない」 条件項目３：任意の文字列を入力 ※日本語や全角文字、機種依存文字などは指定できません。 ※半角英小文字(a～z)、半角英大文字(A～Z)、半角数字(0～9)、半角記号(@-._+)で入力してください。 |
④「動作条件」の欄に設定した条件が登録されましたら、引き続き「動作」の入力を行い、[保存]ボタンをクリックします。
＜設定項目＞
| [1] 動作 |
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| 指定した条件に該当する場合に「転送」「自動返信」の処理を指定できます。
※転送を指定した場合は、メールボックスにメールのコピーを残さずに転送されます |
⑤「フィルターが登録されました。」とメッセージが表示され、「ルール名」の欄にルールと条件が追加されましたら完了です。
(2)個別ルールの編集
作成した個別ルールの編集手順をご説明します。
① コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、 ｢処理3-個別ルール｣ 欄から編集したいルール名の[編集]ボタンをクリックします。
② フィルターの編集画面が表示されますので、必要な項目を編集し[保存]ボタンをクリックします。
③「フィルターが変更されました。」とメッセージが表示されましたら完了です。
(3) 個別ルール優先順位の設定
複数のフィルターを設定した場合、適用されるフィルターの優先順位を設定することができます。
① コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理3-個別ルール」の「適用順序」欄より[1つ上へ]、[1つ下へ]のボタンをクリックしてフィルターの表示順を変更してください。ルールは上から順番に適用されます。
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| お客さまの目的、用途に応じて仮設定・検証等を行い設定をいただきますようお願い致します。 お客さまの目的、用途を当社がお伺いし、複合設定例（活用事例等）をお答えできかねますので、予めご了承ください。 |
(4) 個別ルールを有効・無効にする
個別ルールは、フィルターを有効化または無効化することで、処理の使用と停止を切り替えることができます。
ここではフィルターの有効化、無効化の手順をご説明します。
① コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理3-個別ルール」欄にて、[有効化]ボタンを押すとステータスが有効となり、[無効化]ボタンを押すとステータスが無効になります。
② 「選択した項目を有効にしました。」とメッセージが表示され、該当ルール名のステータスが変更になっていれば適用完了です。
(5)個別ルールの削除
個別ルールの削除手順をご説明します。
① コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理 3-個別ルール」欄から削除したいメッセージのチェックボックスにチェックを 入れ、[削除]ボタンをクリックします。
② 確認メッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。
③「選択した項目を削除しました。」とメッセージが表示されましたら、削除完了です。
