3.2 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)

2020年8月5日

3.2 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)

3.2.1 メール一括転送の設定方法

(1)メール転送設定の新規登録・変更・削除

転送先アドレスの設定手順をご説明します。

①  コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メー ル受信設定]をクリックします。

手順①の図

②  「受信ルール設定」画面が表示されますので 「処理1]一括転送の欄にて、[全てのメールを転送する]にチェックを入れます。

手順②の図

③「転送先」欄に、メール転送先のメールアドレスを入力します。複数のメールアドレス(4つまで)を設定する場合は、メールアドレス毎に , (カンマ)で区切って入力します。また画面右上のユーザーーに転送メールのコピーを残す場合は、[メールを残す]にチェックを入れます。
  入力を終えたら、[転送設定保存]ボタンをクリックします。

手順③の図

④「設定を保存しました。」と表示され、一括転送設定完了となります。

手順④の図
注意事項
・メールの保存設定の初期値は[メールを残さない]となります。
・一括転送の設定変更は、再度画面を開き、編集を行った上で[転送設定保存]ボタンをクリックすると設定変更完了となります。
・一括転送を中止する場合は、[全てのメールを転送する]のチェックを外し、 [転送設定保存]ボタンをクリックします。
・転送先には4つのメールアドレスまでを設定してください。
 
 ※入力項目に5つ以上のアドレスを設定された場合、エラーとなり、全てのアドレスへの配送が中止されますので、ご注意ください。

3.2.2 メール一括自動返信の設定方法

(1) メール自動返信の新規登録・変更・削除

自動返信の新規登録の手順をご説明します。

①  コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メール受信設定]をクリックします。

手順①の図

②  ページ最下部の 自動返信文設定の[返信文作成]をクリックします。

手順②の図

③  [メッセージ名]を入力します。
  ※コントロールパネル上の表示に用いるもので自動返信内容には含まれません。
 続けて[メッセージ内容]を入力し、入力し終えたら[保存]ボタンをクリックします。

手順③の図
注意事項
メッセージ名は、最大42文字となります。

④  [自動返信文を追加しました。] と表示され、自動返信時のメール本文のテンプレートが作成されます。

手順④の図

テンプレートの編集・削除は、再度ページ最下部の[自動返信文設定]を参照し、対象のテンプレートの[編集]ボタン、または[削除]ボタンをクリックします。

<編集>

     編集して保存ボタンをクリックします。 

編集後は保存ボタンで保存する
<削除>

     [削除]ボタンを押して、ダイアログが表示されたら[OK]をクリックする。

ダイアログの図(項目を削除します。よろしいですか?)

⑤  自動返信文の設定を終えたら、[処理2] 一括自動返信の欄にて、[全てのメールを自動返信する]にチェックを入れます。

手順⑤の図
注意事項
[処理1]一括転送と[処理2]一括自動返信を併用をする場合、[処理1]一括転送の[メールの保存設定]を[メールを残す]に設定する事で自動返信の設定が可能となります。

⑥  返信間隔の項目にチェックを入れます。

手順⑥の図

1日毎 …  
同じ送信元から1日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを 即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から1日経過後、   ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。

3日毎 …
同じ送信元から3日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から3日経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。

1週間毎 …
同じ送信元から1週間以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。
前回の自動返信から1週間経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。

⑦  件名を入力し、自動返信文を選択します。

手順⑦の図
注意事項
[返信者メールアドレス]の項目は、自動返信時の差出人のメールアドレスを指定する項目となります。
特別な理由がない限り変更しないことを推奨します。

⑧  [自動返信設定保存]ボタンをクリックすると、自動返信設定が有効となります。

手順⑧の図

(2)  自動返信設定を有効・無効にする

①  コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メー ル受信設定]をクリックします。

手順①の図

②  [処理2] 一括自動返信の欄にて、[全てのメールを自動返信する]にチェックを入 れると有効になります。チェックを外すと無効となります。
   [自動返信設定保存]ボタンを押して、設定完了です。

手順②の図

3.2.3 メール個別ルールの設定方法

(1) 個別ルール新規設定

個別ルールの新規登録の手順をご説明します。

①  コントロールパネルのホーム画面上部より、[メール]ボタンをクリック後、[メール受信設定]をクリックします。

手順①の図

②  「受信ルール設定」画面が表示されますので 「処理3-個別ルール」欄の[個別ルール追加]をクリックします。

手順②の図

③ 「ルールの追加」の画面にて、「ルール名」と「動作条件」を設定し、[この条件を追加]ボタンをクリックします。

手順③の図
<設定項目>
[1] ルール名
フィルターの名称を指定します。
[2] 動作条件
条件を指定します。
複数の条件を指定した場合、指定したすべての条件を満たした場合にのみが実行されます。

条件項目1:「差出人」「宛先」「Cc」
条件項目2:「次を含む」「次を含まない」「次で始まる」「次で始まらない」「空欄」「空欄ではない」「次で終わる」「次で終わらない」「次の通り」「次ではない」
条件項目3:任意の文字列を入力
     ※日本語や全角文字、機種依存文字などは指定できません。
     ※半角英小文字(a~z)、半角英大文字(A~Z)、半角数字(0~9)、半角記号(@-._+)で入力してください。

④「動作条件」の欄に設定した条件が登録されましたら、引き続き「動作」の入力を行い、[保存]ボタンをクリックします。

手順④の図
<設定項目>
[1] 動作
指定した条件に該当する場合に「転送」「自動返信」の処理を指定できます。

※転送を指定した場合は、メールボックスにメールのコピーを残さずに転送されます
※自動返信を選択した場合は、「3.2.2 メール一括自動返信の設定方法」で登録した処理を実行させることができます

⑤「フィルターが登録されました。」とメッセージが表示され、「ルール名」の欄にルールと条件が追加されましたら完了です。

手順⑤の図(フィルターが登録されました。)
手順⑤の図(ルール名の欄にルールと条件が追加された)

(2)個別ルールの編集

作成した個別ルールの編集手順をご説明します。

①  コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、 「処理3-個別ルール」 欄から編集したいルール名の[編集]ボタンをクリックします。

手順①の図

②  フィルターの編集画面が表示されますので、必要な項目を編集し[保存]ボタンをクリックします。

手順②の図

③「フィルターが変更されました。」とメッセージが表示されましたら完了です。

(3) 個別ルール優先順位の設定

複数のフィルターを設定した場合、適用されるフィルターの優先順位を設定することができます。

①  コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理3-個別ルール」の「適用順序」欄より[1つ上へ]、[1つ下へ]のボタンをクリックしてフィルターの表示順を変更してください。ルールは上から順番に適用されます。

手順①の図
注意事項
お客さまの目的、用途に応じて仮設定・検証等を行い設定をいただきますようお願い致します。
お客さまの目的、用途を当社がお伺いし、複合設定例(活用事例等)をお答えできかねますので、予めご了承ください。

(4) 個別ルールを有効・無効にする

個別ルールは、フィルターを有効化または無効化することで、処理の使用と停止を切り替えることができます。
ここではフィルターの有効化、無効化の手順をご説明します。

①  コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理3-個別ルール」欄にて、[有効化]ボタンを押すとステータスが有効となり、[無効化]ボタンを押すとステータスが無効になります。

手順①の図

② 「選択した項目を有効にしました。」とメッセージが表示され、該当ルール名のステータスが変更になっていれば適用完了です。

手順②の図(選択した項目を有効にしました。)
手順②の図(該当ルール名のステータスが変更された)

(5)個別ルールの削除

個別ルールの削除手順をご説明します。

①  コントロールパネルの「メール」から「メール受信設定」の画面を開き、「処理 3-個別ルール」欄から削除したいメッセージのチェックボックスにチェックを 入れ、[削除]ボタンをクリックします。

手順①の図

②  確認メッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。

手順②の図(ダイアログの図:項目を削除します。よろしいですか?)

③「選択した項目を削除しました。」とメッセージが表示されましたら、削除完了です。

手順③の図