3.3 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)
3.3 メール受信設定(転送/自動返信/個別ルール)
3.3.1 メール一括転送の設定方法
1）コントロールパネルの画面上部にある、［メール］をクリックします。
「メール」画面が表示されたら、［メール受信設定］をクリックしてください。
2）［受信ルール設定］画面が表示されたら、 [処理1]一括転送の欄で、［全てのメールを転送する］にチェックを入れます。
3）
① ［転送先メールアドレス］を入力します。
複数のメールアドレス（4つまで）を設定する場合は、「, (カンマ)」で区切って入力します。
② 転送メールのコピーを残す場合は、［メールを残す］にチェックを入れます。
③ 入力を終えたら、［転送設定保存］をクリックします。
4）「設定を保存しました。」と表示されたら、一括転送設定は完了です。
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| ● 「メールの保存設定」の初期値は、［メールを残さない］となります。 ● 一括転送の設定変更は、再度画面を開き、編集を行った上で［転送設定保存］をクリックすると、設定変更完了となります。 ● 一括転送を中止する場合は、［全てのメールを転送する］のチェックを外して、［転送設定保存］をクリックします。 ● 転送先には4つのメールアドレスまでを設定してください。 ※ 転送先に5つ以上のアドレスを設定した場合は、エラーとなり、全てのアドレスへの配送が中止されますので、ご注意ください。 |
3.3.2 メール一括自動返信の設定方法
（1）自動返信文の新規登録・編集・削除
①コントロールパネルの画面上部にある、［メール］をクリックします。
「メール」画面が表示されたら、［メール受信設定］をクリックしてください。
②ページ最下部にある「自動返信文設定」欄の、［返信文作成］をクリックします。
③［メッセージ名］を入力します。
※ コントロールパネル上の表示に用いるもので、自動返信内容には含まれません。
［メッセージ内容］を入力したら、［保存］をクリックしてください。
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| 「メッセージ名」の文字数は、最大42文字です。 |
④［自動返信文を追加しました。］と表示され、自動返信時のメール本文のテンプレートが作成されます。
作成したテンプレートを編集・削除する場合は、［自動返信文設定］欄の一覧から、対象のテンプレートの［編集］、または［削除］をクリックします。
■編集
「メッセージ名」または「メッセージ内容」を編集して、［保存］をクリックします。
■削除
［削除］をクリックします。
ダイアログが表示されたら［OK］をクリックしてください。
⑤自動返信文を設定したら、[処理2]一括自動返信の欄で、［全てのメールを自動返信する］にチェックを入れます。
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| [処理1]一括転送 と [処理2]一括自動返信 を併用する場合は、 [処理1]一括転送の［メールの保存設定］を［メールを残す］に設定する事で、自動返信の設定が可能となります。 |
⑥「返信間隔」を選択します。
- 1日毎
同じ送信元から1日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。前回の自動返信から1日経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
- 3日毎
同じ送信元から3日以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。前回の自動返信から3日経過後、ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
- 1週間毎
同じ送信元から1週間以内に複数メールを受信した場合、最初の1通目にはメールを即時返信しますが、2通目以降には返信を行いません。前回の自動返信から1週間経過後ルールがリセットされて再度自動返信メールが送付されるようになります。
⑦［件名］を入力して、［自動返信文］を選択します。
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| ［返信者メールアドレス］は、自動返信時の差出人のメールアドレスを指定する項目です。 特別な理由がない限り変更しないことを推奨します。 |
⑧［自動返信設定保存］をクリックすると、自動返信設定が有効となります。
（2）自動返信の有効・無効
①コントロールパネルの画面上部にある、［メール］をクリックします。
「メール」画面が表示されたら、［メール受信設定］をクリックします。
②[処理2]一括自動返信の欄で、［全てのメールを自動返信する］にチェックを入れると有効になります。チェックを外すと無効となります。
有効/無効を切り替えたら、[自動返信設定保存]をクリックして、設定完了です。
3.3.3 メール個別ルールの設定方法
（1）個別ルールの 新規設定
①コントロールパネルの画面上部にある、［メール］をクリックします。
「メール」画面が表示されたら、［メール受信設定］をクリックしてください。
②｢受信ルール設定｣画面が表示されたら、 [処理3]個別ルール欄の［個別ルール追加］をクリックします。
③「ルールの追加」画面で、［ルール名］と［動作条件］を設定した後、［この条件を追加］をクリックします。
■設定項目
| [1] ルール名 |
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| ルールの名称を指定します。 |
| [2] 動作条件 |
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条件を指定します。 条件項目１：「差出人」「宛先」「Cc｣ |
④「動作条件」の一覧に、設定した条件が表示されます。引き続き「動作」欄を入力して、［保存］をクリックします。
■設定項目
| [1] 動作 |
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| 指定した条件に該当する場合に、「転送」「自動返信」の処理を指定できます。
■［メールを転送する］⇒メールボックスにメールのコピーを残さずに転送されます。 |
⑤「フィルターが登録されました。」と表示され、個別ルール一覧に追加されたら完了です。
（2）個別ルールの 編集
①「受信ルール設定」画面の [処理3]個別ルール 欄から、編集したいルール名の［編集］をクリックします。
※「受信ルール設定」画面へのアクセス方法は、「（1）個別ルールの 新規設定」を参照してください。
②「ルールの編集」画面で、必要な項目を編集したら［保存］をクリックします。
③「フィルターが変更されました。」と表示されたら、編集完了です。
（3）個別ルール 優先順位の設定
複数のルールを設定した場合は、適用されるルールの優先順位を設定できます。
＜設定方法＞
「受信ルール設定」画面の [処理3]個別ルール の一覧で、「適用順序」欄の［1つ上へ］［1つ下へ］をクリックして、ルールの表示順を変更してください。
※ ルールは上から順番に適用されます。
※「受信ルール設定」画面へのアクセス方法は、「（1）個別ルールの 新規設定」を参照してください。
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| お客さまの目的や用途に応じて仮設定・検証等を行ったうえで、設定してください。 ※ 弊社にて、お客さまの目的や用途に合わせた複合設定例（活用事例等）をご案内することはできかねます。予めご了承ください。 |
（4）個別ルールの有効化・無効化
各ルールを有効化/無効化することで、処理の使用/停止を切り替えることができます。
＜切替方法＞
「受信ルール設定」画面の [処理3]個別ルール の一覧で、
■［有効化］をクリックすると、該当ルールのステータスが「有効」となります。
■［無効化］をクリックすると、該当ルールのステータスが「無効」になります。
※「受信ルール設定」画面へのアクセス方法は、「（1）個別ルールの 新規設定」を参照してください。
＜例：［有効化］をクリックした場合＞
「選択した項目を有効にしました。」と表示され、ステータスが「有効」になっていれば適用完了です。
（5）個別ルールの 削除
①「受信ルール設定」画面の [処理3]個別ルール の一覧から、削除したいルールを選択して、［削除］をクリックします。
※「受信ルール設定」画面へのアクセス方法は、「（1）個別ルールの 新規設定」を参照してください。
②確認メッセージが表示されたら、［OK］をクリックします。
③「選択した項目を削除しました。」と表示されたら、削除完了です。
